Управление бизнес-процессами и документами
Направления — Электронный документооборот

Разработка и внедрение СЭД и ЕСM для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов и делопроизводства на производственных предприятиях.

Внедрение документооборота
Внедрение электронного документооборота на предприятии обусловлено первостепенной целью — реализовать строгое и контролируемое исполнение принятых в организации регламентов взаимодействия отделов и сотрудников.

Система автоматизации документооборота — это инфраструктурный проект, в котором программно-информационный комплекс автоматизированной системы становится инфраструктурой обработки документов в соответствии с принятыми регламентами организации.

Практика внедрения СЭД экспертами NAUKA подтверждает, что за первые месяцы работы с электронным документооборотом экономия времени на базовых процессах достигает 50%, на конкретных операциях - до 24%, а материальные затраты снижаются до 20%.


За 20 лет разработки, внедрения и поддержки ECM-решений для управления документами и процессами NAUKA накопила отраслевой опыт и готова поделиться наработками для достижения максимального эффекта от проекта внедрения для других предприятий.

Дмитрий Чернов
менеджер продукта
Если вам необходима консультация эксперта, напишите нам.
Разработка проекта внедрения
Ключевым фактором успешного внедрения электронного документооборота в компании является правильная подготовка и организация проекта внедрения, так как применение нового программного продукта изменяет не только ежедневные рутинные задачи сотрудников, но и может в корне повлиять на базовые бизнес-процессы. К этим изменениям важно подготовиться заранее.
Определение целей бизнеса
На этом этапе необходимо поставить конкретные цели внедрения решения и задать метрики для оценки успешности проекта, например:

  • сокращение бумажного документооборота
  • повышение исполнительской дисциплины
  • снижение рисков утери документов
  • и другие измеримые цели
Создание рабочей группы

Для успешного внедрения для работы над проектом заказчику необходимо выделить следующих представителей отделов:


  • ИТ и кадровая служба
  • бухгалтерия
  • специалисты в области делопроизводства
  • руководители структурных подразделений
  • представители руководства организации

В случае, если у компании нет выделенного ИТ-подразделения, важно предусмотреть бюджет на привлечение аутсорсинговой компании.

Предпроектное обследование

Для отражения текущей ситуации, выявления узких мест, оценки сроков внедрения и возможных рисков миграции проводится работа с применением модели «Как есть», предполагающая:


  • изучение действующих бизнес-процессов компании
  • ознакомление с нормативными документами
  • анализ маршрутов движения и согласования документов
  • оценка степени соответствия организации документооборота компании законодательству РФ
  • изучение регламентов уничтожения и передачи документов в архив
  • оценка объема хранимой информации

Этот этап позволит спрогнозировать сроки внедрения, подготовить подробное техническое задание и сформулировать функциональные требования к внедряемой системе.

Оптимизация бизнес-процессов

На основе данных этапа предпроектного обследования разрабатываются документы с использованием модели «Как должно быть», которые включают:


  • описание оптимальных бизнес-процессов
  • формирование стандартов ведения документооборота
  • составление инструкций по каждому процессу
  • разработка механизмов визирования документов
  • описание маршрутов движения и этапов согласования документов

Все рекомендации учитывают функционал внедряемого решения.

Внедрение решения
Реализация разработанной концепции системы электронного документооборота:

  • поэтапный импорт данных
  • развертывание ПО на рабочих местах
  • настройка интерфейсов
  • утверждение итоговой структуры и состава электронного архива
  • разграничение прав доступа в соответствии с должностными обязанностями
  • тестирование системы пользователями
На этом этапе возможно внедрение электронной цифровой подписи, позволяющей визировать документы прямо в электронном виде.
Введение в эксплуатацию

Проведение опытной эксплуатации, учет и устранение проблем, возникающих у пользователей и передача системы в промышленную эксплуатацию:


  • старт рабочей эксплуатации
  • организация процедуры резервного копирования данных
  • проведение обучения сотрудников подразделений
  • передача руководства пользователей и положений о системе
  • доработка СЭД с учетом замечаний и предложений пользователей
  • оценка первых результатов работы в системе
Последующее сопровождение

  • консультирование и обучение пользователей
  • администрирование сервера и ПО
  • осуществление резервного копирования данных
  • обновления программного продукта

На этом этапе в случае необходимости инициируется развитие СЭД: интеграция с другими системами, внедрение бизнес-процессов, которые имели низкий приоритет или появившихся в процессе эксплуатации, добавление новых категорий документов, расширение числа пользователей или подразделений.

Определение целей бизнеса
На этом этапе необходимо поставить конкретные цели внедрения решения и задать метрики для оценки успешности проекта, например:

  • сокращение бумажного документооборота
  • повышение исполнительской дисциплины
  • снижение рисков утери документов

и другие измеримые цели.

Создание рабочей группы

Для успешного внедрения для работы над проектом заказчику необходимо выделить следующих представителей отделов:


  • ИТ и кадровая служба
  • бухгалтерия
  • специалисты в области делопроизводства
  • руководители структурных подразделений
  • представители руководства организации

В случае, если у компании нет выделенного ИТ-подразделения, важно предусмотреть бюджет на привлечение аутсорсинговой компании.

Предпроектное обследование

Для отражения текущей ситуации, выявления узких мест, оценки сроков внедрения и возможных рисков миграции проводится работа с применением модели «Как есть», предполагающая:


  • изучение действующих бизнес-процессов компании
  • ознакомление с нормативными документами
  • анализ маршрутов движения и согласования документов
  • оценка степени соответствия организации документооборота компании законодательству РФ
  • изучение регламентов уничтожения и передачи документов в архив
  • оценка объема хранимой информации

Этот этап позволит спрогнозировать сроки внедрения, подготовить подробное техническое задание и сформулировать функциональные требования к внедряемой системе.

Оптимизация бизнес-процессов

На основе данных этапа предпроектного обследования разрабатываются документы с использованием модели «Как должно быть», которые включают:


  • описание оптимальных бизнес-процессов
  • формирование стандартов ведения документооборота
  • составление инструкций по каждому процессу
  • разработка механизмов визирования документов
  • описание маршрутов движения и этапов согласования документов

Все рекомендации учитывают функционал внедряемого решения.

Внедрение решения
Реализация разработанной концепции системы электронного документооборота:

  • поэтапный импорт данных
  • развертывание ПО на рабочих местах
  • настройка интерфейсов
  • утверждение итоговой структуры и состава электронного архива
  • разграничение прав доступа в соответствии с должностными обязанностями
  • тестирование системы пользователями
На этом этапе возможно внедрение электронной цифровой подписи, позволяющей визировать документы прямо в электронном виде.
Введение в эксплуатацию

Проведение опытной эксплуатации, учет и устранение проблем, возникающих у пользователей и передача системы в промышленную эксплуатацию:


  • старт рабочей эксплуатации
  • организация процедуры резервного копирования данных
  • проведение обучения сотрудников подразделений
  • передача руководства пользователей и положений о системе
  • доработка СЭД с учетом замечаний и предложений пользователей
  • оценка первых результатов работы в системе
Последующее сопровождение

Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД:


  • консультирование и обучение пользователей
  • администрирование сервера и ПО
  • осуществление резервного копирования данных
  • обновления программного продукта

На этом этапе в случае необходимости инициируется развитие СЭД: интеграция с другими системами, внедрение бизнес-процессов, которые имели низкий приоритет или появившихся в процессе эксплуатации, добавление новых категорий документов, расширение числа пользователей или подразделений.

По оценкам экспертов, внедрение электронного документооборота окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 3 лет.
Готовые решения
NAUKA использует решение собственной разработки для организации документооборота в своей ежедневной работе
решение для автоматизации управления бизнес-процессами, делопроизводства и документооборота, а также контроля исполнительской дисциплины.
Riverdoc
Актуальные проекты
Все проекты
Актуальные публикации
Все публикации
Почему клиенты доверяют нам?
Эксперты в предметной области
Остались вопросы?
Оставьте контакты.
Оперативно свяжемся, обсудим детали, организуем встречу.
Каждый проект сопровождают аналитики и эксперты в производственных процессах, финансах, ТОиР, капитальном строительстве и документообороте с подтвержденной сертификатами экспертизой и релевантным опытом
Надежный партнер и работодатель
Ежегодно подтверждаем финансовую стабильность компании, уверенно растём и вкладываем средства в инновации, наём и развитие сотрудников
Безупречная репутация
Чётко выполняем обязательства перед нашими клиентами, партнерами и сотрудниками, соблюдаем нормы трудового и налогового законодательства
Нажимая кнопку Отправить, вы соглашаетесь с
Политикой конфиденциальности и даете
Согласие на обработку персональных данных