с Политикой конфиденциальности и даете
Согласие на обработку персональных данных
Внедрение электронного документооборота (ЭДО)
Система автоматизации документооборота — это инфраструктурный проект, в котором программно-информационный комплекс автоматизированной системы становится инфраструктурой обработки документов в соответствии с принятыми регламентами организации.
Практика внедрения СЭД экспертами NAUKA подтверждает, что за первые месяцы работы с электронным документооборотом экономия времени на базовых процессах достигает 50%, на конкретных операциях - до 24%, а материальные затраты снижаются до 20%.
За 20 лет разработки, внедрения и поддержки ECM-решений для управления документами и процессами NAUKA накопила отраслевой опыт и готова поделиться наработками для достижения максимального эффекта от проекта внедрения для других предприятий.
Разработка проекта внедрения
- сокращение бумажного документооборота
- повышение исполнительской дисциплины
- снижение рисков утери документов
- и другие измеримые цели
Для успешного внедрения для работы над проектом заказчику необходимо выделить следующих представителей отделов:
- ИТ и кадровая служба
- бухгалтерия
- специалисты в области делопроизводства
- руководители структурных подразделений
- представители руководства организации
В случае, если у компании нет выделенного ИТ-подразделения, важно предусмотреть бюджет на привлечение аутсорсинговой компании.
Для отражения текущей ситуации, выявления узких мест, оценки сроков внедрения и возможных рисков миграции проводится работа с применением модели «Как есть», предполагающая:
- изучение действующих бизнес-процессов компании
- ознакомление с нормативными документами
- анализ маршрутов движения и согласования документов
- оценка степени соответствия организации документооборота компании законодательству РФ
- изучение регламентов уничтожения и передачи документов в архив
- оценка объема хранимой информации
Этот этап позволит спрогнозировать сроки внедрения, подготовить подробное техническое задание и сформулировать функциональные требования к внедряемой системе.
На основе данных этапа предпроектного обследования разрабатываются документы с использованием модели «Как должно быть», которые включают:
- описание оптимальных бизнес-процессов
- формирование стандартов ведения документооборота
- составление инструкций по каждому процессу
- разработка механизмов визирования документов
- описание маршрутов движения и этапов согласования документов
Все рекомендации учитывают функционал внедряемого решения.
- поэтапный импорт данных
- развертывание ПО на рабочих местах
- настройка интерфейсов
- утверждение итоговой структуры и состава электронного архива
- разграничение прав доступа в соответствии с должностными обязанностями
- тестирование системы пользователями
Проведение опытной эксплуатации, учет и устранение проблем, возникающих у пользователей и передача системы в промышленную эксплуатацию:
- старт рабочей эксплуатации
- организация процедуры резервного копирования данных
- проведение обучения сотрудников подразделений
- передача руководства пользователей и положений о системе
- доработка СЭД с учетом замечаний и предложений пользователей
- оценка первых результатов работы в системе
- консультирование и обучение пользователей
- администрирование сервера и ПО
- осуществление резервного копирования данных
- обновления программного продукта
На этом этапе в случае необходимости инициируется развитие СЭД: интеграция с другими системами, внедрение бизнес-процессов, которые имели низкий приоритет или появившихся в процессе эксплуатации, добавление новых категорий документов, расширение числа пользователей или подразделений.
- сокращение бумажного документооборота
- повышение исполнительской дисциплины
- снижение рисков утери документов
и другие измеримые цели.
Для успешного внедрения для работы над проектом заказчику необходимо выделить следующих представителей отделов:
- ИТ и кадровая служба
- бухгалтерия
- специалисты в области делопроизводства
- руководители структурных подразделений
- представители руководства организации
В случае, если у компании нет выделенного ИТ-подразделения, важно предусмотреть бюджет на привлечение аутсорсинговой компании.
Для отражения текущей ситуации, выявления узких мест, оценки сроков внедрения и возможных рисков миграции проводится работа с применением модели «Как есть», предполагающая:
- изучение действующих бизнес-процессов компании
- ознакомление с нормативными документами
- анализ маршрутов движения и согласования документов
- оценка степени соответствия организации документооборота компании законодательству РФ
- изучение регламентов уничтожения и передачи документов в архив
- оценка объема хранимой информации
Этот этап позволит спрогнозировать сроки внедрения, подготовить подробное техническое задание и сформулировать функциональные требования к внедряемой системе.
На основе данных этапа предпроектного обследования разрабатываются документы с использованием модели «Как должно быть», которые включают:
- описание оптимальных бизнес-процессов
- формирование стандартов ведения документооборота
- составление инструкций по каждому процессу
- разработка механизмов визирования документов
- описание маршрутов движения и этапов согласования документов
Все рекомендации учитывают функционал внедряемого решения.
- поэтапный импорт данных
- развертывание ПО на рабочих местах
- настройка интерфейсов
- утверждение итоговой структуры и состава электронного архива
- разграничение прав доступа в соответствии с должностными обязанностями
- тестирование системы пользователями
Проведение опытной эксплуатации, учет и устранение проблем, возникающих у пользователей и передача системы в промышленную эксплуатацию:
- старт рабочей эксплуатации
- организация процедуры резервного копирования данных
- проведение обучения сотрудников подразделений
- передача руководства пользователей и положений о системе
- доработка СЭД с учетом замечаний и предложений пользователей
- оценка первых результатов работы в системе
Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД:
- консультирование и обучение пользователей
- администрирование сервера и ПО
- осуществление резервного копирования данных
- обновления программного продукта
На этом этапе в случае необходимости инициируется развитие СЭД: интеграция с другими системами, внедрение бизнес-процессов, которые имели низкий приоритет или появившихся в процессе эксплуатации, добавление новых категорий документов, расширение числа пользователей или подразделений.
Готовые решения
Оперативно свяжемся, обсудим детали, организуем встречу.
Согласие на обработку персональных данных
