Системы электронного документооборота - взгляд изнутри

Рынок систем электронного документооборота довольно разнообразен. СЭД бывают представлены в одном или нескольких решениях, таких как:

1. Десктоп-приложение. Программное обеспечение (ПО), которое устанавливается на рабочую станцию пользователя и запускается локально. Может работать без подключения к интернету.
2. Веб-клиент. Работает через браузер по протоколам http/https. Не требует предварительной установки на компьютер пользователя.
3. Мобильное приложение. Выступает в качестве дополнения к основной версии программного продукта, реализованного как десктоп-приложение или веб-клиент. Обеспечивает пользователям работу в системе с любого смартфона и планшета на платформе Android или IOS.

Помимо разнообразия, для рынка СЭД характерны постоянные изменения, появление новых тенденций. На сегодняшний день чётко прослеживаются два тренда в части организации обмена информацией с пользователем. Во-первых, актуален переход с десктоп-приложения на веб-клиент. Он появился у большинства систем, таких как ТЕЗИС, Directum, Riverdoc и др. Это обусловлено прежде всего тем, что десктоп-версия проигрывает своему оппоненту в степени гибкости. Во-вторых, многие крупные вендоры обзаводятся приложениями для Android и IOS. Однако говорить о том, что этот фактор является неоспоримым конкурентным преимуществом продукта, пока рано.

Для начала обозначим важные для любого пользователя критерии, которые определяют универсальность и надёжность клиента системы:

• Мобильность и гибкость
• Доступность
• Удобство использования
• Простота управления и обновления
• Безопасность хранения и передачи данных

Степень важности того или иного критерия определяется индивидуально, а также зависит от сферы деятельности пользователей и основных задач бизнеса. Это влияет на то, какой клиент СЭД подойдёт для конкретной компании. Рассмотрим особенности, сильные и слабые стороны каждого варианта.

История развития СЭД берёт начало именно в период появления десктоп-приложений, которые администраторы устанавливали на рабочие места пользователей. Узнаваемые многооконные интерфейсы были спутниками всех СЭД.

Некоторое время считалось, что главным преимуществом десктоп-приложений является удобство для пользователя, – программы, функционирующие в рамках операционной системы (ОС), были привычнее. Но сейчас работа в браузере более чем распространена, многие пользователи привыкли к веб-клиентам, и этот плюс теряет свою ценность.

В отличие от веб-альтернативы, десктоп-приложению доступны все устройства, подключаемые к ПК. Например, управление сканером делает возможным сканирование документов в СЭД. Плюс ко всему десктоп-клиенты могут напрямую интегрироваться с другими программными продуктами, установленными на ПК, и офисным ПО. Также у пользователей есть возможность работы как в онлайн-, так и в офлайн-режиме. Следует отметить и невысокую нагрузку на сервер, обеспечиваемую за счёт выполнения большей части бизнес-логики на локальном компьютере.

При этом у данного решения есть ряд недостатков перед веб-клиентом. Например, отсутствие мобильности – такие СЭД полностью привязаны к сетевой ОС. Это вызывает трудности при организации доступа к системе для удалённых пользователей.

Кроме того, обновление десктоп-приложения либо выполняется пользователем/администратором вручную, либо в автоматическом режиме. Бывает и так, что десктопная СЭД имеет модуль проверки и обновления версии, однако и с ним зачастую всё проходит недостаточно гладко. Как правило, приложение обновляется в момент запуска. Поэтому нередко пользователь долгое время продолжает работать в незакрытой, старой версии программы и не имеет доступа к функциональным обновлениям системы.

Иногда в ходе обновления происходит внештатная перезагрузка ПК, и система из-за нарушенной конфигурации не может обновить себя самостоятельно. В данном случае для решения проблемы требуется подключение администратора или службы поддержки.

Что касается остальных преимуществ данного решения, то они не столь очевидны, поскольку легко уравновешиваются возможностями веб-клиентов.

Что касается остальных преимуществ данного решения, то они не столь очевидны, поскольку легко уравновешиваются возможностями веб-клиентов.

Главное преимущество веб-клиента перед десктоп-альтернативой заключается в его гибкости. Он работает в большинстве браузеров, практически с любой ОС, на мобильной или стационарной платформе и без предварительной подготовки, а также позволяет войти в систему с любого устройства, подключённого к интернету.

В отношении простоты управления и обновления всё тоже довольно неплохо: веб-клиент не требует переустановки программных модулей на рабочих станциях пользователей, имеет возможность масштабирования. А вот что касается безопасности, то этот вопрос нуждается в особом внимании: узнав логин и пароль веб-клиента, выставленного в интернет, злоумышленники автоматически получают доступ к данным. Поэтому на администраторов и пользователей накладывается дополнительная ответственность за их сохранность. Десктоп-приложение же имеет своего рода барьер – локальную сеть, в которую не так просто попасть.

Удобство веб-клиента объясняется его кроссплатформенностью. Это оптимальный вариант для больших компаний, которым необходима организация удалённых рабочих мест и беспроблемного подключения к СЭД из любой точки мира, где есть интернет, без организации дополнительной инфраструктуры.

Как уже было упомянуто ранее, тренд на обеспечение СЭД мобильным приложением для Android и IOS набирает обороты. Это совсем не обязательное, но полезное дополнение, делающее работу в системе со смартфона или планшета удобной.

Современные СЭД могут инсталлироваться, как правило, на нескольких СУБД, что позволяет компаниям выбрать для себя оптимальную конфигурацию установки. Причём, по данным рейтинга DB-Engines, сейчас востребованы и давно устоявшиеся лидеры, такие как Oracle, MySQL, Microsoft SQL Server, и активно развивающаяся Postgres Pro на базе PostgreSQL.

Всё больше проектов по внедрению СЭД реализуется с применением именно Postgres Pro ввиду того, что данная СУБД не попадает под санкционные ограничения и может применяться как в платной, так и в бесплатной версиях. При этом она совместима со многими ОС, в том числе с сертифицированными Astra Linux, РОСА и «Альт Линукс».

Выяснилось, что основным языком программирования для большинства опрошенных является JavaScript. Далее следуют Java, Python и HTML/CSS.

• JavaScript. Мультипарадигменный, объектно-ориентированный, легковесный язык с динамической типизацией. Подходит для создания различных программных продуктов, однако чаще всего используется для написания веб-страниц.
• Java.
• Строго типизированный, объектно-ориентированный язык общего назначения, нередко применяемый в веб- и мобильной разработке на базе Android.
• Python.
• Высокоуровневый, кроссплатформенный, интерпретируемый язык общего назначения. Достаточно востребован в создании продуктов для машинного обучения и анализа данных, а также в веб-разработке.
• HTML/CSS. Языки, активно применяющиеся для разработки веб-страниц. HTML отвечает за их структуру и наполнение, а CSS – за стилизацию и внешний вид.

Также в ходе исследования были рассмотрены популярные на данный момент платформы, под которые ведётся разработка приложений. Это позволило отследить любопытный тренд.