Проблемы и перспективы СЭД в современной России

Отношение государственных органов к электронным документам

Государство довольно давно относится к электронным документам достаточно серьёзно. Так, согласно п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи», усиленная квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной. Кроме того, в Гражданском кодексе РФ есть положение о том, что договор между двумя сторонами может быть заключён в электронном виде. Но в отношении разных типов документов есть свои нюансы.

Кадровое делопроизводство

Действующий Трудовой кодекс РФ, принятый в 2001 году, довольно архаичен в отношении ЭДО. Например, трудовые договоры, за исключением тех, что заключаются с дистанционными работниками, должны быть подписаны на бумажном носителе. Также ТК РФ обязывает работодателя знакомить каждого работника с локальными нормативными актами, относящимися к его работе, «под роспись». Если бы в формулировке использовалось слово «подпись», то это не исключало бы возможность применения ЭП. «Роспись» же по смыслу самого слова может быть только собственноручной.

При этом эксперт подчёркивает, что внутренние бизнес-процессы, в отношении которых законом не установлено требование об оформлении документов на бумаге, уже давно можно вести так, как удобно компании, – с использованием ЭДО, бумажных документов или двойного документооборота.

Кстати, Александра не высказывает категоричной позиции по поводу негативного характера двойного документооборота. По её словам, есть небольшой процент ситуаций, в которых перестраховка является оправданной.

• Сокращение времени на совершение рутинных операций с документами, таких как поиск, создание, изменение, согласование, их отправка и др.
• Повышение исполнительской дисциплины. В рамках СЭД реализована система контроля исполнения поручений, которая протоколирует выполнение каждой поставленной задачи: фиксируется её содержание, назначенный исполнитель, срок исполнения, все действия исполнителя и статус готовности.
• Упрощение анализа эффективности предприятия. Система автоматически формирует подробные ежедневные справки об исполнительской дисциплине, аккумулирует их в годовые, которые можно использовать при составлении отчётов для подведения итогов и разработки плана по оптимизации бизнес-процессов.
• Популяризация корпоративной культуры среди сотрудников. Этому способствует регламентированное выполнение задач, порядок в документах и контроль исполнительской дисциплины.
• Расширение списка конкурентных преимуществ. За счёт экономии времени и отлаженного течения бизнес-процессов выпуск продукции и оказание услуг может происходить быстрее без ущерба качеству.

Есть четыре основные причины, по которым так происходит.

Внутренние проблемы системы

Бывает так, что система работает очень медленно или даже зависает. При этом разработчик СЭД всячески отрицает несовершенства своего продукта, ссылаясь на некомпетентность специалиста (зачастую – системного администратора), установившего и настроившего программу в компании. Выяснить правду в таком случае сложно, поэтому очень важно проводить установку и тестирование системы при поддержке разработчика, с фиксированием всех выявленных проблем.

Консервативность сотрудников

Персонал не привык использовать электронные документы, плюс у него нет доверия к виртуальной альтернативе бумаги. В результате сотрудники не хотят отказываться от привычной процедуры документооборота и с появлением в компании СЭД делают двойную работу.

При этом с точки зрения законодательства и юридических проволочек сейчас нет ничего, что бы мешало избавиться от синих печатей и подписей ручкой практически для всей документации. Есть исключения, по типу ТК РФ, но, в целом, процент документов, которые государственные органы требуют и в бумажном, и в электронном виде, мал. ЭДО может покрывать больше 95% всех документов организации: благодаря использованию усиленной или простой ЭП вместо собственноручной подписи. Большинство документов не требует сложных технических решений. Основное препятствие на пути к избавлению от двойного документооборота – это консервативность людей.

Внедрение СЭД без привлечения бизнес-аналитика

Перед внедрением того или иного IT-решения необходимо проанализировать бизнес-процессы и сделать вывод о том, как их систематизировать, и стоит ли делать это вообще. При этом, в целом, понять, нужна ли компании СЭД, можно, ответив на вопросы довольно универсального чек-листа. Выглядит он так:

1. Легко ли в вашей компании найти тот или иной документ?
2. Вас устраивает то количество времени, которое уходит на согласование и изменение документации, совершение сделок с контрагентами?
3. Быстро ли вы можете найти информацию (сроки, исполнитель, история совершённых действий) о выполнении той или иной текущей задачи в компании?

В случае, если как минимум на один из вопросов вы ответили «нет», можно задуматься о внедрении СЭД. Далее необходимо привлечь аналитика, который на основе аудита бизнес-процессов выявит, как именно система поможет компании.

Особая важность профессионального аудита проявляется также на следующем этапе, когда делопроизводители, системные администраторы и компания-подрядчик объединяются вокруг одной цели – внедрение СЭД. Дело в том, что каждая из сторон разговаривает, условно говоря, на своём языке. Для того чтобы все услышали и правильно поняли друг друга, привлекается бизнес-аналитик, который даёт ответы на очень важные вопросы: какие процессы есть в компании, какой будет стоимость автоматизации (не только касаемо денег, но и с точки зрения необходимых мероприятий, времени). Аналитик выступает своего рода проводником между сторонами, он говорит на языке технических специалистов, управленцев и представителей бизнеса. Он способен понять всех и объяснить всем нюансы процесса.

Если аудит действительно важен, то почему его так редко заказывают? Как правило, всё дело в нежелании компании тратить на это деньги.

Делегирование полномочий по внедрению СЭД системному администратору

В целях экономии средств и по незнанию при автоматизации бизнес-процессов компании зачастую совершается ещё одна ошибка: внедрение СЭД доверяют системному администратору. На него и накладывают ответственность в случае провала.

Чтобы понять, почему это неправильно, следует уточнить компетенции системного администратора. В общем понимании это специалист, который отвечает за бесперебойную работу компьютерного парка и программного обеспечения компании. То есть за техническую составляющую вопроса.

Система электронного документооборота – это отдельный программный продукт. На рынке существует множество IT-решений такого типа, каждое из которых отличается своей функциональностью, особенностями внедрения и работы. И системный администратор, конечно, может знать о той или иной программе, но это знание не является для него обязательным. Как и владение правилами ведения документооборота на предприятии.

Если в компании внедряется система, связанная с бизнес-процессами, то этим должны заниматься несколько человек:

1. Специалист по документообороту (делопроизводитель, архивариус). Это довольно востребованная профессия – в вузах есть специальность, на которой обучают делопроизводству и архивному делу. Как правило, в компаниях со штатом более 100 человек такой специалист есть. В более крупных организациях работают целые отделы делопроизводства. В небольших компаниях этим занимается секретарь или бухгалтер – тот, кто отвечает за служебные записки, письма и приказы. Тот, кто понимает все эти процессы.
2. Представитель компании-подрядчика. Любая СЭД обладает ограниченной функциональностью и особенностями работы. Поэтому необходимо привлечение IT-специалиста, владеющего полной информацией о конкретной программе, который будет отвечать за её установку и настройку, а также давать инструкции системному администратору.
3. Системный администратор. Специалист, который отвечает за настройку и поддержку системы с технической точки зрения, опираясь на инструкции представителя компании-подрядчика.

Для того чтобы избежать описанных выше ошибок, важно:

• Провести аудит бизнес-процессов компании. Для этого можно нанять стороннего подрядчика или собрать рабочую группу из штатных специалистов по документообороту, если таковые есть. Цель данного этапа состоит в том, чтобы определить степень необходимости внедрения СЭД, спрогнозировать предстоящие затраты средств, времени и сил, составить план работ. Также анализ даст достоверную картину о том, какие функции СЭД для компании первостепенны, а какие – не столь существенны. Это пригодится при выборе* программы.
• Нанять IT-специалиста, ответственного за установку и внедрение конкретной системы. Проследить за тем, чтобы системному администратору была дана конкретная инструкция.
• Обучить персонал работе в программе. Этим, как правило, занимается компания-подрядчик, отвечающая за внедрение СЭД.
• Демонстрировать удобство системы на личном примере со стороны руководителя. Избавление от двойного документооборота и синих печатей должно идти сверху.

*при выборе СЭД не стоит пренебрегать возможностью попользоваться её бесплатной демо-версией; это весьма распространённая услуга, которую предлагают разработчики.

Даже при условии соблюдения всех правил и корректном внедрении СЭД не стоит ждать от неё видимых результатов сразу. Автоматизация бизнес-процессов имеет накопительный эффект, рассчитанный на долгосрочную перспективу: помогает сократить издержки в будущем. То есть мгновенно повысить эффективность компании, поднять продажи, улучшить репутацию СЭД не сможет. Она станет действенным инструментом для профилактики упомянутых проблем.