Ольга
Ртищева
PR-менеджер

Контакты для связи:
7 правил успешного внедрения системы электронного документооборота
ПубликацииСтатьи NAUKA
Когда количество документов растет так быстро, что сотрудники теряют накладные и не успевают вовремя выполнять поручения, а из-за хаоса в бухгалтерии отправка закрывающих документов занимает слишком много времени, руководство компании задумывается о внедрении системы электронного документооборота (СЭД).

Чтобы автоматизировать движение и согласование документов как внутри компании, так и между контрагентами и снизить риски неудачного внедрения, важно с самого начала учесть базовые правила внедрения СЭД.

Опираясь на опыт внедрения СЭД, специалисты Nauka сформулировали 7 основных правил, которые помогут избежать ошибок.

  1. Заинтересованность высшего руководства в успехе проекта

Участие и контроль руководителей компании — 70% успеха внедрения СЭД. При этом они могут сами работать в системе или только контролировать процесс через отчётные материалы.

В противном случаем менеджеры среднего звена будут тратить много времени на поддержание дисциплины в работе с СЭД.

В любом случае главенствующую роль как в решении вопроса внедрения СЭД, так и на протяжении всех этапов проекта должен играть руководитель. От него требуются воля и четкая цель — довести проект до конца.

Поэтому на встрече с руководителями мы настаиваем на важности их роли в проекте: делимся опытом и рабочими кейсами, чтобы заказчик получил четкое представление об условиях достижения нужного результата.

2. Одно поручение – один ответственный!
Опыт заказчиков показывает, что часто на совещании вместо обсуждения текущих вопросов приходится тратить время на поиски ответственных. При этом вопрос так и остается нерешенным, а сроки постоянно сдвигаются.
Поэтому с самого начала руководителю нужно ставить задачи, выделяя по одному ответственному на каждую из них.
3. На каждое поручение свой срок

Поставив задачу, необходимо указать срок ее сдачи. Если нет четкого понимания, когда задача должна быть выполнена, лучше попросить выполнить ее через месяц или два, чем вовсе не установить дедлайн. В противном случае исполнитель, получив задание без срока, присвоит заданию низкий приоритет и поставит в конец списка дел.
4. Правильно расставленные приоритеты
Лидеру компании требуется разграничивать задачи на важные и неважные. Если вопрос затрагивает чувствительные стороны бизнеса, то контроль осуществляет сам руководитель. Если менее важный, то исполнение делегируется.
Без выполнения этого правила руководитель будет вынужден каждый раз погружаться в рутину, оставляя без должного внимания стратегические вопросы. Это приведет к ухудшению качества выполнения задач и снижению эффективности работы в штате.
Глава компании не в состоянии и не должен контролировать всё. Его задача - верно расставить приоритеты, чтобы каждый понимал зону своей ответственности.
5. Отдельное звено контроля
Большое число поручений с контролем руководителя подразумевает его вовлеченность в процесс постановки задач, сбора отчётов, их утверждения. Для оптимизации загрузки рабочего времени руководства сбор отчетности мы рекомендуем поручить другому человеку или отделу.
При этом назначенный ответственный должен быть наделен полномочиями, чтобы требовать выполнения заданий вне зависимости от должности исполнителя.
6. Отчёт по каждому поручению
Вне зависимости от результата, мы рекомендуем взять за правило вести отчетность.
В отчёте исполнитель вносит максимум информации о выполнении задания с фиксацией документов, которые появились в ходе работы. Даже если задание не удалось выполнить, то нужно создать документ, аргументирующий невыполнение. По невыполненным задачам должны создаваться новые поручения с новыми сроками.
Игнорирование этого правила приводит к бесконечному исполнению одних и тех же задач. В системе будет видно, что поручения закрыты, а понять, что было сделано невозможно из-за неинформативных отчётов.
Поэтому правила обязательного отчёта должны придерживаться все пользователи СЭД, а невыполнение должно предусматривать санкции со стороны руководства.
7. Поручение выполнено тогда, когда утвержден отчет
Чтобы СЭД без искажений отражала состояние дел в компании, необходимо придерживаться принципа “контроль-отчет-утверждение-замечания”.
Исполнитель не может получить информацию о качестве выполненной задачи, если нет отчета сразу после завершения работы и получения обратной связи.
Важно донести до всех пользователей правило: если в СЭД нет утвержденного отчета, то задание считается невыполненным.
Об эффектах
Наша практика внедрения систем электронного документооборота в компаниях разных отраслей и масштабов показывает, что следование этим базовым правилам сразу минимизирует человеческий фактор и спорные вопросы между сотрудниками, поможет формализовать процессы документооборота и обеспечить централизованный контроль исполнения задач.
Прочие публикации
Все публикации
Почему клиенты доверяют нам?
Эксперты в предметной области
Остались вопросы?
Оставьте контакты.
Оперативно свяжемся, обсудим детали, организуем встречу.
Каждый проект сопровождают аналитики и эксперты в производственных процессах, финансах, ТОиР, капитальном строительстве и документообороте с подтвержденной сертификатами экспертизой и релевантным опытом
Надежный партнер и работодатель
Ежегодно подтверждаем финансовую стабильность компании, уверенно растём и вкладываем средства в инновации, наём и развитие сотрудников
Безупречная репутация
Чётко выполняем обязательства перед нашими клиентами, партнерами и сотрудниками, соблюдаем нормы трудового и налогового законодательства
Нажимая кнопку Отправить, вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности и даете Согласие на обработку персональных данных